Wer kennt die Zeitverschwendung nicht, wenn man abends als Letzter in der Firma noch vergeblich ein Dokument suchen muss…und wer kennt den Frust nicht, wenn man eine Arbeit abbrechen muss, weil man das Dokument nicht finden kann.

Besonders in den letzten zwei Jahren ist die Leistungsfähigkeit der neuen Dokumentenmanagementsysteme signifikant besser geworden. Nicht nur die gesetzlich geforderte Archivierung der Dokumente ist gewährleistet, vielmehr ist die Suche von Dokumenten wesentlich vereinfacht und beschleunigt und vor allem können feste Abläufe (Workflows) definiert werden.

Wenn Sie in Eile sind und keine Zeit zum Lesen haben, dann haben wir für Sie ein Video vorbereitet. In 15 min informieren wir Sie, welche Vorteile Sie beim Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems genießen können. Klicken Sie auf den folgenden Link:

Von Gesetzes wegen ist in Deutschland bislang nur die elektronische Archivierung von besteuerungsrelevanten Dokumenten gefordert, die elektronisch generiert oder elektronisch empfangen wurden. In den meisten Unternehmen ist der größte Anteil dieser besteuerungsrelevanten Dokumente bereits elektronisch generiert oder elektronisch empfangen. Diese Regelung gilt analog in den meisten europäischen Ländern, so auch in der Schweiz und in Österreich.

Nun, welche Dokumente, in Papier oder elektronisch, müssen denn archiviert werden? Von Gesetzes wegen sind alle Dokumente, in Papier oder elektronisch, zu archivieren, die steuerlich relevante Daten enthalten.

Nun, wie geht man sinnvoll mit den Papierdokumenten um? Die logische Antwort: Alle Dokumente, die noch als Papierdokumente empfangen werden, werden gescannt. Unter der Voraussetzung, dass das gescannte, elektronische Dokument genauso gut erkennbar ist wie das Papierdokument, dürfen Sie das Papierdokument vernichten. Wir sprechen dabei vom „ersetzenden Scannen“ und dieser Prozess muss natürlich in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Nun gibt es einige Dokumente, die zwar gescannt werden können, aber dennoch im Papier-original aufbewahrt werden müssen. Das sind zum Beispiel Urkunden, gerichtliche Entscheidungen, Jahresabschlüsse und Dokumente, die durch besondere Heftung mittels Siegel oder Prägestempel besonders auf Papier gesichert sind.

Hier noch ein Hinweis von unserer Seite: natürlich sollte die Qualität der Papier-Dokumente einen verwertbaren Scan erlauben. Schwierigkeiten kann es beispielsweise bei doppelseitig beschriebenen Papierdokumenten geben, wenn die Rückseite durchschimmert. Moderne Scanner können das Durchschimmern unterdrücken. Auch Notizzettel, sogenannte PostIt´s, sollten vor dem Scannen entfernt werden, oder so um geklebt werden, dass das Papierdokument vollständig lesbar ist.

Natürlich empfiehlt sich darüber hinaus, alle Dokumente zu archivieren, die bei der Durchführung ihrer Geschäftsprozesse entstehen. Dadurch können sie wahrscheinlich Ihre Effizienz und Effektivität in neue Größenordnungen treiben. Nur Dokumente, die keinen näheren Bezug zu ihren Geschäftsprozessen haben, also zum Beispiel Werbung, können vernichtet werden.

Für das eigentliche Scannen empfiehlt sich ein hochwertiger Scanner mit automatischen Dokumenteneinzug. Durch Zugangsbeschränkungen und Personalisierung muss sichergestellt sein, dass tatsächlich nur das dafür qualifizierte Personal auch tatsächlich Scans anfertigen darf.

Das Scanformat muss selbstverständlich unveränderlich sein und die gescannten Dokumente müssen im Dokumentenmanagementsystem indiziert sein. Dass das Dokumentenmanagementsystem die gesetzlichen Anforderungen erfüllen muss, versteht sich ja von selber.

Nach einer Kontrolle des Scanprozesses können die Papier Dokumente dann vernichtet werden. Die elektronischen Dokumente dürfen jedoch nicht vor Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist von 6-10 Jahren gelöscht werden.

Für die elektronische Archivierung gibt es sieben goldene Regeln:

1. Es herrscht System Freiheit. Es gibt keine verbindlichen Formate oder Produkte für die elektronische Archivierung. Sie können also das für Ihr Unternehmen am besten geeignete System frei auswählen.

2. Belege müssen zeitnah archiviert werden. Um Datenverlust und -Manipulation zu unterbinden ist es sinnvoll, entsprechende Prozesse in den betrieblichen Ablauf zu implementieren. Damit ist die zeitnahe und lückenlose Erfassung aller Dokumente gewährleistet.

3. Die Wiedersichtbarmachung muss gewährleistet sein. Insbesondere in der Betriebsprüfung ist die Lesbar-Machung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente unumgänglich.

4. Das Datenformat muss eingehalten werden. Elektronische Dokumente sollen grundsätzlich in dem Format gespeichert werden, in dem sie empfangen wurden. Die Archivierung eines elektronischen Dokuments durch Ausdruck in Papierform ist unzulässig. Papierdokumente können hingegen beim „ersetzenden Scannen“ durch elektronische Dokumente ersetzt werden.

5. Die Manipulationssicherheit der Daten muss gewährleistet werden. Auch unbeabsichtigte nachträgliche Änderungen der elektronischen Dokumente müssen ausgeschlossen werden. Werden Dokumente geändert, muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Version-History gewährleistet werden.

6. Der Archivierungsprozess ist zu dokumentieren und das gesamte Archivierungsverfahren muss im Rahmen der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dokumentiert sein.

7. Die Dokumente sind mit einem Index zu versehen. Die Indexierung muss über eine Suchfunktion auswertbar sein.

Sollten Sie den Scanprozess an einen externen Anbieter outsourcen, so achten Sie auf eine Zertifizierung durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik). Das BSI kann auch Ihren internen Scanprozess zertifizieren. Durch diese Zertifizierung entstehen Kosten, aber Sie gewinnen Sicherheit für eine Betriebsprüfung.

Wir haben vielfach die Frage gehört, ob es sich denn auch mittlere oder kleinere Unternehmen mit der Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems beschäftigen sollten? Nun meine Position dazu ist eindeutig: Mittlere und kleinere Unternehmen sollten nicht über die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems nachdenken. Die Lösung für mittlere und kleinere Unternehmen heißt hier eindeutig Cloud Computing. Dokumentenmanagementsysteme, oder auf neudeutsch auch „Enterprise-Content-Management-Systeme“ genannt, sind heute als Cloud Computing Lösung verfügbar. Damit sparen Sie die Investitionen in eigene Server, Betriebssysteme und Software samt Installation und Unterhalt und Back-up. Sie bezahlen nur das was sie tatsächlich brauchen, und können Ihr gesamtes Enterprise-Content-Management-System genau auf Ihre Anforderungen skalieren.

Auch wenn sie bislang nicht über Cloud Computing nachgedacht haben, spätestens jetzt ist die Zeit dafür. Über Cloud Computing können Sie sich eine Arbeitsumgebung erschließen, die bislang nur den Großunternehmen vorbehalten war. Quälen Sie sich nicht länger mit „Small Business Solutions“. Sie wollen doch nicht immer ein „Small Business“ bleiben? Cloud Computing bietet Ihnen hier die „Enterprise Solution“ zu mittelstandsverträglichen Kosten.

Für diejenigen unter Ihnen, die wissen wollen, wie so ein cloud basiertes Enterprise-Content-Management-System aussieht, und wie man es für das Rechnungswesen einsetzt, haben wir ein Video vorbereitet. Mit diesem Klick gelangen Sie zum Video:

Teilen Sie diesen Beitrag mit Ihren Freunden, wählen Sie Ihre Social Media Plattform![su_spacer size=“10″]