Auch wenn Ihre Kasse schon moderner is als die hier gezeigte Kasse: Kassenaufzeichnungen brauchen einen definierten Schutz vor Manipulation. Das ist so seit 2016 im §146 der deutschen AO (Abgabenordnung) vorgeschrieben. Das Bundesfinanzministerium hat jetzt in einem Anwendungserlass präzisiert, wie die Ordnungsvorschrift für die Buchführung und Aufzeichnung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme umzusetzen ist.

Das Kernstück, die TSE!

Die ab dem 01.01.2020 vorgeschriebene Technische Sicherheitseinrichtung  besteht zwingend aus drei Teilen: Einem Sicherheitsmodul, einem Sicherheitsmedium und einer digitalen Schnittstelle. Davon sind alle elektronischen und computer-gestützten Kassen betroffen. Ebenso zählen mobile Systeme auf Tablet Computern oder Software wie Barzahlungsmodule dazu

Nicht dazu zählen elektronische Buchhaltungsprogramme, Fahrscheinautomaten, Geldautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und ähnliche Geräte.

Der Zeitplan

Eine grundsätzliche Pflicht zum Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme gibt es nicht. Aber der Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems muss dem zuständigen Finanzamt entsprechend §146 Abs. 4AO gemeldet werden. Auch die Ausserbetriebnahme eines derartigen Aufzeichnungssystems muss gemeldet werden.

TSE nachrüstfähige Kassen  müssen bis 31.12.2019 nachgerüstet sein.

Nicht TSE nachrüstfähige Kassen, die nach 25.11.2010 angeschafft wurden, dürfen noch bis 31.12.2022 weiterverwendet werden. Diese Ausnahme gilt aber nicht für PC-Kassensysteme.

Die Belegerteilungspflicht

Wird ein elektronisches  Aufzeichnungssystem verwendet so muss ab 01.01.2020 ein Beleg ausgehändigt werden. Der Beleg muss nicht in Papierform bereitgestellt werden. Willigt der Kunde ein, kann der Beleg auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Beim elektronischen Beleg muss dem Kunden die Möglichkeit geboten werden, den Beleg entgegenzunehmen. Die alleinige Sichtbarmachung des Belegs am Bildschirm des Verkäufers reicht nicht aus.

Natürlich bietet sich an, die Kasse nicht nur auf den geforderten TSE Standard zu bringen, sondern gleich automatisch an die Buchhaltung anzubinden. Damit erschliessen Sie sich eine völlig neue Leistungsklasse im Rechnungswesen. Ist die Kasse erst einmal automatisch an die Buchhaltung angebunden, ist es nicht weit zu einem automatischen, tagesaktuellen (Zwischen-)Abschluss.

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Weiterführende Literatur | BMF-Schreiben vom 17.6.2019, Az. IV A 4 – S 0316-a/18/10001, www.iww.de, DStV-Stellung-nahme zum Entwurf des Anwendungserlasses vom 7.3.2019

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