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Ganz egal ob Sie Ihre Buchhaltung auslagern oder nicht: Die digitale Archivierung der Belege ist Pflicht!

Dass die elektronische Archivierung von Belegen seit 2015 von der GOBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenzugriff) vorgeschrieben ist, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Die GOBD schreibt aber die elektronische Archivierung nur für Dokumente vor, die entweder elektronisch generiert wurden oder elektronisch empfangen worden sind. Dazu gehört also die Verkaufs-Rechnung, die Sie vielleicht in Excel geschrieben haben, so wie die Einkaufs-Rechnung, die Sie als PDF Anhang per E-Mail bekommen haben.

Das bedeutet also im Klartext, dass es nun die Möglichkeit gibt, zwei getrennte Archive zu führen. Ein elektronisches Archiv für die elektronisch generierten oder elektronisch erhaltenen Belege und ein Papierarchiv für die in Papier erhaltenen Belege.

Es leuchtet sofort ein, dass das Führen von zwei Archiven extrem ineffizient ist. Daher ist es erlaubt, die Papierdokumente zu scannen und auch elektronisch zu archivieren. Die Papierdokumente dürfen nach dem Scanvorgang tatsächlich vernichtet werden. Das Verfahren nennt sich „Ersetzendes Scannen“. Unter der Voraussetzung, dass Sie eine gültige Verfahrensanweisung für dieses „Ersetzende Scannen“ haben, können Sie also auf Papier verzichten. Diese Regelung umfasst alle Dokumente, die steuerrechtlich relevant sind.

Die elektronische Archivierung erfolgt heute zweckmäßigerweise in cloud basierten Dokumenten-Management-Systemen (DMS).
Solche Dokumenten-Management-Systeme sind natürlich die ideale Grundlage, wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern. Das hin und her schicken von Papierbelegen erübrigt sich damit vollends. Die Dokumente stehen für jeden, der die Zugriffsrechte besitzt, zur Verfügung. Selbstverständlich kann heute auch über Tablett oder Smartphone auf solche cloud basierten Dokumenten-Management-Systeme zugegriffen werden.

Wie nutzen Sie die neue GOBD bezüglich der digitalen Archivierung optimal?

  • Motivieren Sie Ihre Lieferanten, Ihnen die Rechnungen als PDF Dokument per E-Mail zusenden. So sparen Sie sich das Scannen. Zweckmäßigerweise richten Sie sich eine eigene E-Mail-Adresse wie zum Beispiel EingangsRechnungen@IhreDomain.de ein.
  • Motivieren Sie Ihre Kunden, Ihre Rechnungen als PDF Dokument per E-Mail zu akzeptieren. In Deutschland brauchen Sie dafür die Zustimmung Ihres Kunden. Damit sparen Sie nicht nur Papier und Porto, sondern Sie schonen auch unsere Ressourcen.
  • Ein paar Belege werden übrig bleiben, die Sie auch in Zukunft auf Papier erhalten werden. Dafür schaffen Sie sich einen professionellen Scanner an. Sparen Sie nicht am Scanner. Sie brauchen einen gut funktionierenden automatischen Einzug für Papierstapel. Außerdem muss der Scanner über eine sogenannte „Scan to Mail“ Funktion verfügen. Denn Sie wollen ja so automatisiert wie irgendwie möglich arbeiten.

Wenn Sie das bewerkstelligt haben, dann haben Sie die idealen Voraussetzungen geschaffen, wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern wollen. Lernen Sie also jetzt die besten Methoden und Werkzeuge kennen, die Sie für immer von lästigen Routinearbeiten befreien werden.

Welche Vorteile wird Ihr Unternehmen aus einem Dokumenten-Management-System ziehen?

  • Einer der ganz großen Nutzen ist sicherlich der Zeitgewinn beim Suchen von Dokumenten. Wo früher in staubigen Aktenstapeln und Archiven mühsam nach Dokumenten gesucht werden musste, findet man in einem Dokumenten-Management-System den gesuchten Beleg mit einem Stichwort und einem Mausklick.
  • Arbeitsabläufe, auch Workflows genannt, können in modernen Dokumenten-Management-Systemen abgebildet werden. So können zum Beispiel Zahlungsfreigaben von den berechtigten Personen direkt im Dokumenten-Management-System vorgenommen werden. Zahlungslisten und offene Postenlisten gehören also der Vergangenheit an.
  • Ein Zusatznutzen entsteht durch künstliche Intelligenz der modernen Dokumenten-Management-Systeme. Bestimmte Daten wie zum Beispiel ein Lieferant, ein Rechnungsdatum, eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsbetrag können automatisch in den Dokumenten erkannt und automatisch an die Buchhaltung übergeben werden Dies beschleunigt die Verarbeitung und vermeidet Fehler.

Wenn Sie also konsequent auf Digitalisierung setzen, erhöhen Sie Ihre Produktivität gleichzeitig an verschiedenen Stellen Ihres Unternehmens. Lernen Sie also jetzt die besten Methoden und Werkzeuge kennen, die Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen werden.

Warum ein Dokumenten-Management-System Ihren Unternehmenswert steigert?

  • Weil Ihnen ein Dokumenten-Management-System die Durchlaufzeiten in der Buchhaltung und im Rechnungswesen verkürzt. Sie erhalten schneller Ihren Zwischenabschluss. Sie reagieren früher auf Ziel Abweichungen. Bei Dienstleistern wie bei Activ-Accounting erhalten Sie Ihren Zwischenabschluss tagesaktuell. Und Sie erhalten den Zwischenabschluss auch tagesaktuell, wenn Sie mehrere Betriebsstätten konsolidieren müssen.
  • Weil Sie mit einem Dokumenten-Management-System rechtlich auf der sicheren Seite sind. Mit einem Dokumenten-Management-System können Sie auch der neuen europäischen Datenschutz-Grundverordnung in idealer Weise entsprechen.
  • Sie steigern nachhaltig Ihren Unternehmenswert, da Sie nicht nur die eigene Verwaltung rationalisieren sondern auch jedem Geschäftspartner signalisieren, dass Sie professionell unterwegs sind und Ihr Unternehmen zu jederzeit im Griff haben.

Sehen Sie die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems? Wollen Sie Ihr Rechnungswesen so richtig beschleunigen? Wollen Sie Ihren Zwischenabschluss tagesaktuell bekommen? Dann sollten Sie Ihre Buchhaltung auslagern – zu uns – zu Activ-Accounting!

Spielt optimal zusammen: Das Dokumenten-Management-System mit dem Rechnungswesen.

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Wenn Sie Ihre Belege in ein Dokumenten-Management-System speichern und Ihre Buchhaltung auslagern

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…kann ein professioneller Dienstleister Ihr Rechnungswesen samt der Buchhaltung so automatisieren…

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…dass Sie einen tagesaktuellen Zwischenabschluss bekommen. Damit programmieren Sie Ihr ganzes Unternehmen ultimativ auf Gewinn!

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