Trends in 2016: Kreditoren clever und compliant buchen!

Kein Zweifel, beim Buchen von Kreditoren Rechnungen ist immer noch verhältnismässig viel manuelle Arbeit notwendig. Und daher träumen viele Finanzleiter vom automatisierten Buchen der Kreditoren. Es werden zwar mehr und mehr Rechnungen digital versandt, aber die digitale Rechnung alleine kann in den meisten Fällen nicht zum automatisierten Buchen von Kreditoren Rechnungen genutzt werden. Es sind nämlich eine ganze Reihe von Mindestanforderungen zu erfüllen, bevor ein rechtsgültiger Buchungssatz eingebucht werden darf.

Da gibt es seit neustem Werbung von Anbietern kleinerer Finanz-Buchhaltungsprogramme, die behaupten, nun elektronisch Kreditoren buchen zu können. Das mag prinzipiell schon funktionieren, setzt aber voraus, dass Lieferant und Kunde auf dem gleichen Finanzbuchhaltungssystem arbeiten. Das ist aber meistens nicht der Fall. Und systemübergreifenden Formate wie z.B. „Zugferd“ sind weder verbreitet noch haben sich Standards herausgebildet.

Unserer Erfahrung nach greift dieser Ansatz viel zu kurz. Denn das rechtliche Umfeld der Buchhaltung hat sich grundlegend gewandelt. Während in der Vergangenheit der Fokus auf dem richtigen Buchungssatz lag, tritt heute der Aspekt der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in den Vordergrund. Und je mehr Rechnungen als elektronischer Datensatz realisiert werden, desto höher werden die Sicherheitsanforderungen werden.

Und die Sicherheitsanforderungen betreffen nicht nur Speicherungs- und Aufbewahrungspflichten, vielmehr geht der Trend der nationalen Regulierungen dahin, dass die Buchung eines Kreditors nur in einem geschlossenen internen Kontrollprozess vorgenommen darf. In der Praxis heisst das, dass für die Buchung eines Kreditors eine entsprechende Bestellung vorhanden sein muss. Und wenn es sich dabei um die Lieferung einer Ware dreht, muss auch der Erhalt dieser Ware dokumentiert sein, bevor eine Kreditoren Rechnung gebucht werden darf.

Das Schlagwort lautet also IKS oder Internes Kontroll-System. Und da sich ein internes Kontroll-System natürlich über den gesamten Geschäftsprozess erstreckt, muss aus Gründen der Effizienz und Effektivität auch der ganze Geschäftsprozess auf einem IT System abgebildet sein. Viele der noch im Einsatz befindlichen Finanzbuchhaltungssysteme dürften da an ihre Leistungsgrenze kommen.

Als Ersatz für finanzbuchhalterische Insellösung werden mehr und mehr ERP Systeme zum Einsatz kommen. Der Grund ist ganz einfach, von der Bestellung, über den Wareneingang, über die Buchung, bis zur Bezahlung, ist der ganze Geschäftsprozess jeder Zeit prüfbar und nachvollziehbar.

Manch einer wird beklagen, dass hier die Komplexität vervielfacht wird, ohne dass ein Nutzen generiert wird. Nun das kommt auf die Implementierung an. Ist nämlich die Bestellung im ERP System, kann aus der Bestellung automatisch die Buchung für die Kreditoren-Rechnung generiert werden. Und hier ist der Vorteil. Die Erzeugung des Buchungssatzes aus den Bestelldaten kommt weitgehend einer automatisierten Buchung gleich. Und bei diesem Vorgehen werden automatisch die Daten der Bestellung mit den Daten der Rechnung verglichen. Weichen die Konditionen der Rechnung von den Konditionen der Bestellung ab, ist das sofort sichtbar.

So kann mit dem Einsatz eines geeigneten ERP Systems nicht nur die Buchung der Kreditoren weitgehend automatisiert werden. Was viel wichtiger ist, ist der Aufbau eines geschlossen internen Kontrollsystems, damit auch in Zukunft die rechtlichen Anforderungen an eine ordnungsgemässe Buchhaltung erfüllt sind.

So lassen sich mit elektronischen Rechnungen die Kosten im Rechnungswesen durchaus senken. Dabei werden die Prozesse Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden auf der Lieferantenseite wie Öffnen und Scannen auf der Kundenseite eingespart. Aber die Einsparung auf der Kundenseite wird noch erheblich vergrössert, wenn die Lieferanten-Rechnung nicht neu eingegeben muss, sondern aus der Bestellung heraus angelegt werden kann. Nur so ist auch ein ausreichendes internes Kontrollsystem gegeben.

Wie sieht Ihr internes Kontroll-System aus? Dann diskutieren Sie mit uns im Blog!

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