Trotz erheblicher Fortschritte bei der Büroautomatisierung sind Papierbelege immer noch unvermeidbar. Und gleichzeitig sind die Papierbelege immer noch der grösste Produktivitätsverhinderer in der Unternehmensverwaltung, sei es in grossen oder in kleinen Unternehmen.

Da wird die Rechnung vom Autohaus Mayer mal unter A wie Autohaus, mal unter M wie Mayer und mal unter R wie Reparaturen abgelegt. Und das sind noch die leichteren Fälle. So kommt es, das laut Angaben renommierter Unternehmensberatungen die Suche eines Dokuments in einem mittelgrossen Unternehmen durchschnittlich mit 25 EUR pro gesuchtes Dokument zu Buche schlägt.

Nachhaltige Abhilfe schafft hier nur ein strukturiertes elektronisches Archiv mit selbsterklärenden Dateinamen und vor allem mit Volltextsuche. Unternehmer, die diesen Komfort und diese Steigerung der Produktivität einmal erfahren haben, wollen das elektronische Archiv nicht mehr missen. Vor allem, wenn das Archiv auf einer gesicherten Cloud installiert ist und bei Bedarf auch mobil zu jederzeit und von jedem Ort erreichbar ist.

Die kritischste Komponente hierbei ist aber immer noch der Scanner. Klar ist, dass sich reine Flachbettscanner aufgrund der niedrigen Produktivität von selbst verbieten. Aber auch in der Klasse der Geräte mit automatischem Dokumenteneinzug tun sich riesige Unterschiede bei der Leistungsfähigkeit auf. Gerade bei dünneren Papieren wie selbstdurchschreibende Formulare oder bei kleinen Belegen wie Überweisungsträgern sind die Leistungsgrenzen der Billiggeräte schnell erreicht.

Ein weiterer Knackpunkt ist die Übertragung der gescannten Dokumente zur weiteren Verarbeitung. Pure Scanner – PC Verbindungen, meistens über die USB Schnittstelle realisiert, taugen unserer Erfahrung nicht einmal für Kleinstunternehmen. Wer will denn schon die auf dem lokalen PC landenden Files manuell weiterversenden oder weiterverarbeiten? Die Geräte sollten also netzwerkfähig sein, damit gescannte Dokumente zuverlässig und sicher und vor allem ohne einen dazwischen geschalteten PC in die Bearbeitung und Archivierung gelangen.

Dabei spielt natürlich Datensicherheit eine wichtige Rolle, werden die Dokumente doch häufig an externe Dienstleister übertragen. Und gerade hier trennt sich wieder die Spreu vom Weizen. Nur wenige Scanner unterstützen von Haus aus die mittlerweile gängigen Sicherheitsstandards wie SSL- oder TSL Verschlüsselung beim Email-Versand gescannter Dokumente. Nach unserer Erfahrung müssen die Sicherheits-Features bei der vielerorts genutzten „Scan to Email“ Funktion für jedes Gerät individuell getestet werden. Nicht immer hält das Gerät in der praktischen Erprobung mit einem speziellem Email Server, was das Datenblatt vollmundig verspricht.

Gerade in dieser Richtung haben uns die neuen Multifunktionsdrucker „Ecosys M6035cidn“ von Kyocera mit den Funktionen Farb-Laser Drucker, Farbkopierer und Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug voll überzeugt Der „Ecosys M6535cidn“kann noch zusätzlich als vollwertiges Faxgerät betrieben werden. Der grösste Vorteil für uns war, dass Kyocera über Händler vertreibt, die wissen, was das Wort Service bedeutet. Schon bei unserer Anfrage konnten wir unsere Anforderungen bezüglich der Email Sicherheit platzieren und der Techniker des Händlers hat unsere Anforderungen tatsächlich physikalisch ausgetestet. Kein Wunder, dass wir das Gerät bei uns im Büro innert Minuten in Betrieb nehmen konnten. Ein sehr wohltuender Unterschied zu Geräten anderer grosser Hersteller, bei denen die Hotline das Problem mit der Email Sicherheit nicht kannte oder nicht kennen wollte.

Auch der umgekehrte Weg, vom elektronischen Dokument zu Papier, funktioniert bei den erwähnten Kyocera Druckern sehr gut. Nicht nur, dass das Color Laser Druckwerk die Farben brillant wiedergibt, es werden auch Papiere bis zu einer Dicke von 220 g/m2 problemlos verarbeitet. Das ermöglicht nämlich, Werbematerialen wie Flyer, etc. auf dem eigenen Color Laser Printer zu drucken. Und das gibt eine hübsche Ersparnis, verglichen mit den Druckkosten in einer Druckerei, gerade bei geringen Auflagen. Eine weitere Einsparung kann durch den Verzicht auf gedrucktes Briefpapier und andere Geschäftspapiere erzielt werden, da der Druck aus dem Laser Printer dem Druck aus der Druckerei in nichts nachsteht.

Abschliessend lässt sich sagen, dass die Investition in einen soliden Multifunktionsdrucker mit Farb-Laser Technologie immer lohnt, da der Scan extrem leicht zu bewerkstelligen ist, das Gerät mit seine Funktionen wenig Bürofläche einnimmt und die Druckkosten gerade beim Farbdruck durch die Laser Technologie unerreicht günstig sind.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Geben Sie eine kurze Info im Blog und wir verraten Ihnen gerne, wer die Kyocera Händler mit dem guten Service sind!

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